Où sont vos factures, et que se passe-t-il si tout brûle ?

La question paraît excessive jusqu'au jour où elle ne l'est plus. Vos factures sont à la fois votre mémoire commerciale, la preuve de ce que vous avez vendu, et une obligation légale sur dix ans. Voici les six questions à poser à n'importe quel éditeur, et nos réponses.

Les quatre risques réels

Oubliez le pirate encapuchonné : pour une petite entreprise, les incidents qui arrivent réellement sont plus banals et bien plus fréquents.

• La panne matérielle. Un disque dur meurt sans prévenir. C'est le scénario numéro un, et il n'a rien de spectaculaire.
• L'erreur humaine. Une suppression malencontreuse, un fichier écrasé, un dossier vidé. Vous, ou quelqu'un de votre équipe, un jour de fatigue.
• Le rançongiciel. Un logiciel malveillant chiffre vos fichiers et réclame de l'argent. Il touche massivement les petites structures, précisément parce qu'elles sont moins protégées.
• Le sinistre. Incendie, dégât des eaux, vol de matériel. Une sauvegarde posée à côté de l'ordinateur disparaît avec lui.

Le point commun : dans les quatre cas, une sauvegarde automatique et située ailleurs résout le problème. Une sauvegarde manuelle et locale n'en résout aucun.

1. Y a-t-il une sauvegarde, et à quelle fréquence ?

La bonne réponse est « automatique, tous les jours ». Toute réponse contenant les mots « vous pouvez exporter quand vous voulez » est une non-réponse : personne ne le fait de manière assez régulière pour que cela protège.

Demandez aussi ce qui est sauvegardé. Une base de données sans les documents produits ne vous rendra pas vos PDF ni vos fichiers structurés.

→ Chez Easydocs : sauvegarde automatique chaque nuit, couvrant la base de données et les documents produits.

2. Où est-elle ?

C'est la question qui élimine le plus de candidats. Une sauvegarde stockée sur le même serveur que l'application ne protège que de l'erreur humaine : elle disparaît avec le serveur en cas de panne majeure ou de compromission.

Une sauvegarde utile est hors site : sur une autre machine, chez un autre prestataire, dans un autre bâtiment.

→ Chez Easydocs : la sauvegarde est déposée sur un serveur distinct de celui qui héberge l'application, chez un prestataire différent.

3. Est-elle chiffrée ?

Une sauvegarde contient l'intégralité de vos données clients : noms, adresses, numéros de TVA, montants. Déposée en clair quelque part, elle constitue exactement le genre de fichier qu'un tiers ne doit jamais pouvoir lire.

→ Chez Easydocs : l'archive de sauvegarde est chiffrée (AES-256) avant d'être déposée. Même dans l'hypothèse où elle serait interceptée, elle reste illisible.

4. Avez-vous déjà restauré ?

C'est la question la plus révélatrice, et celle que presque personne ne pose. Une sauvegarde jamais testée n'est pas une sauvegarde : c'est une hypothèse. Le nombre d'entreprises qui découvrent, le jour du sinistre, que leur sauvegarde était vide ou corrompue depuis des mois est considérable.

Ce qu'il faut chercher : une supervision qui vérifie chaque jour que la sauvegarde a bien eu lieu, qu'elle n'est pas vide et qu'elle n'est pas trop ancienne.

→ Chez Easydocs : un contrôle automatique quotidien vérifie l'existence, la fraîcheur et la validité des sauvegardes, et alerte en cas d'anomalie. Les archives anciennes sont purgées automatiquement selon une politique de rétention.

5. Puis-je récupérer ce que j'ai supprimé ?

Le sinistre le plus fréquent n'est pas l'incendie : c'est le clic malheureux. Un logiciel sérieux ne détruit pas immédiatement ce que vous supprimez.

→ Chez Easydocs : une corbeille conserve les éléments supprimés et permet de les restaurer, individuellement ou par lot, avant toute suppression définitive. Cela vaut aussi pour les modèles de documents.

6. Puis-je partir avec mes données ?

La sécurité, c'est aussi ne pas être prisonnier. Vos données vous appartiennent, et le RGPD vous reconnaît un droit d'accès et un droit à la portabilité.

Le bon réflexe : testez l'export dès votre première semaine d'utilisation, pas le jour où vous voulez partir. Un export qui ne fonctionne pas se découvre toujours au plus mauvais moment. Voir changer de logiciel sans perdre ses données.

→ Chez Easydocs : des exports permettent de sortir vos données (dont les exports comptables vers BOB, Expert/M, Intec et XML), et vos documents restent accessibles avec leur fichier d'origine.

Et l'hébergement ?

Les données d'Easydocs sont hébergées dans l'Union européenne. Le détail de l'hébergeur et le traitement des données personnelles figurent dans les mentions légales et la politique de confidentialité — deux pages qu'il est légitime de lire avant de confier son fichier clients à qui que ce soit, y compris à nous.

Questions fréquentes