Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
La question tombe en général au pire moment : en rangeant un bureau, en vidant un vieil ordinateur, ou juste avant de résilier un abonnement à un logiciel. Voici les durées réelles, pays par pays, le point de départ du délai (que presque tout le monde calcule mal), et ce que change la facture électronique.
Belgique : dix ans depuis 2023
La durée de conservation des factures et des livres comptables en Belgique est de dix ans.
Ce n'était pas le cas avant : c'était sept ans. La loi du 20 novembre 2022 a modifié l'article 60 du Code de la TVA et porté le délai à dix ans pour les taxes devenues exigibles à partir du 1er janvier 2023.
Conséquence concrète, et c'est un piège classique : vous pouvez avoir, dans le même classeur, des factures soumises à sept ans et d'autres soumises à dix ans. En cas de doute, la règle prudente est simple — gardez dix ans pour tout.
Le cas des biens immobiliers
Les documents relatifs aux biens d'investissement immobiliers se conservent quinze ans, en raison de la période de révision de la TVA qui leur est applicable. Si vous avez construit, rénové ou acquis un bâtiment professionnel, ce délai s'applique à toute la documentation associée.
Le cas du litige
Un litige en cours avec un client, un fournisseur ou l'administration suspend la logique du délai : conservez toutes les pièces liées jusqu'à la résolution définitive, même si les dix ans sont écoulés. C'est du bon sens autant que de la prudence.
Le point de départ du délai
C'est l'erreur la plus répandue : le délai ne se compte pas à partir de la date de la facture.
En Belgique, il court à partir du 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice comptable auquel la facture se rattache.
Facture datée du 3 mars 2023, exercice comptable clôturé le 31 décembre 2023.
Le délai démarre le 1er janvier 2024 et court jusqu'au 31 décembre 2033.
Soit près de onze ans après l'émission de la facture. C'est pour cela qu'un archivage « dans un dossier sur le portable » ne tient jamais la distance.
Luxembourg et France
🇱🇺 Luxembourg : la durée de conservation des pièces comptables est en principe de dix ans. Les modalités précises et le point de départ varient selon la nature du document et le régime de l'entreprise : faites confirmer votre organisation par votre fiduciaire.
🇫🇷 France : deux délais coexistent, et il faut retenir le plus long des deux.
- Six ans au titre du droit de reprise de l'administration fiscale, à compter de la dernière opération mentionnée sur le document.
- Dix ans au titre des obligations comptables, à compter de la clôture de l'exercice.
En pratique, un archivage à dix ans couvre les deux dans les trois pays. C'est la règle simple à adopter.
Un avis fiscal. Les durées présentées ici sont les durées générales ; votre situation peut comporter des particularités (régime spécifique, activité réglementée, opérations transfrontalières). Avant de détruire quoi que ce soit, posez la question à votre comptable — la destruction, elle, est irréversible.
Ce que change la facture électronique
Sur la durée, rien. Sur la nature de ce qu'il faut garder, tout.
Quand une facture a été émise ou reçue par voie électronique structurée, c'est le fichier structuré qui constitue la facture au sens légal. Pas le PDF, pas l'impression, pas la ligne dans votre tableur.
Vous devez pouvoir, pendant dix ans :
- restituer le fichier d'origine tel qu'il a été émis ou reçu ;
- garantir son intégrité — il ne doit pas avoir été modifié ;
- garantir sa lisibilité — il doit rester exploitable, ce qui suppose un format standard et non un format propriétaire abandonné.
C'est un vrai sujet : personne ne sait ce que vaudra un logiciel dans dix ans. Un format normalisé européen, lui, restera lisible.
Faut-il garder le papier ?
Ce qui compte n'est pas le support, c'est la capacité à restituer le document intact et lisible pendant toute la durée.
Une facture reçue sur papier peut donc, en principe, être conservée sous forme numérique — à condition d'en garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité. Les conditions exactes de cette numérisation varient selon les pays et les régimes : c'est typiquement le point à valider avec votre comptable plutôt qu'à décider seul un samedi matin.
Le mauvais réflexe, en revanche, est identifié depuis longtemps : scanner en vrac dans un dossier sans nommage, sans sauvegarde et sans index. Au bout de trois ans, plus personne ne retrouve rien.
Comment s'organiser sans y penser
Quatre principes suffisent.
- Un seul endroit. Toutes les factures émises et reçues au même endroit, pas trois dossiers et une boîte e-mail.
- Le fichier d'origine conservé. Pas seulement une version reconstituée : le document tel qu'il est parti ou arrivé.
- Une sauvegarde ailleurs. Une copie sur le même serveur que l'original ne protège de rien. La sauvegarde doit être hors site : c'est le sujet de où sont vos données, vraiment ?
- Une sortie possible. Vérifiez aujourd'hui que vous pouvez tout exporter, pas le jour où vous voulez partir. Voir changer de logiciel sans perdre ses données.
Vos factures, devis et fichiers structurés restent accessibles dans l'application, avec le document d'origine. Les données sont sauvegardées chaque nuit, dans une archive chiffrée déposée sur un serveur distinct de celui de l'application, et une supervision quotidienne vérifie que la sauvegarde a bien eu lieu. Une corbeille permet en outre de récupérer un document supprimé par erreur.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver ses factures en Belgique ?
Dix ans. L'article 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 20 novembre 2022, a porté le délai de sept à dix ans pour les taxes exigibles à partir du 1er janvier 2023. Le délai court à partir du 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice concerné.
Dois-je conserver mes factures papier ?
Ce qui compte est de pouvoir restituer la facture intacte et lisible pendant toute la durée légale. Une facture papier peut en principe être conservée sous forme numérique, à condition d'en garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité. Faites valider votre organisation par votre comptable avant de détruire les originaux.
Faut-il conserver le fichier structuré ou le PDF ?
Le fichier structuré : c'est lui qui constitue la facture au sens légal quand elle a été émise ou reçue électroniquement. Le PDF se conserve en complément, jamais à sa place.
Et pour un bâtiment ?
Quinze ans en Belgique pour les documents relatifs aux biens d'investissement immobiliers, du fait de la période de révision de la TVA qui leur est applicable.
Que se passe-t-il si je change de logiciel ?
L'obligation vous suit : elle ne s'éteint pas parce que vous changez d'outil. Avant de résilier, exportez tout, y compris les fichiers structurés, et vérifiez que l'export est réellement lisible.
Une sauvegarde chez moi suffit-elle ?
Sur dix ans, un disque dur ou une clé USB ne suffisent pas : pannes, vols, incendies, dégâts des eaux. Une sauvegarde utile est automatique, chiffrée, et située ailleurs que l'original.
- Belgique — article 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 20 novembre 2022 : conservation portée de 7 à 10 ans pour les taxes exigibles à partir du 1er janvier 2023 ; 15 ans pour les biens d'investissement immobiliers.
- France — livre des procédures fiscales (droit de reprise, six ans) et Code de commerce (obligations comptables, dix ans).
- Luxembourg — obligations comptables et TVA : dix ans en principe ; modalités à confirmer selon le régime.
Dix ans, c'est long pour un dossier sur un portable
Dans Easydocs, vos documents restent accessibles avec leur fichier d'origine, sauvegardés chaque nuit dans une archive chiffrée déposée hors du serveur principal. Et vous pouvez tout exporter quand vous le voulez.
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