Peut-on changer de logiciel de facturation sans perdre ses données ?
C'est la peur qui retient le plus d'entreprises dans un outil qui ne leur convient plus : l'idée de perdre dix ans d'historique, ou de passer un mois à tout ressaisir. La bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas nécessaire. La mauvaise, c'est qu'aucune migration n'est magique — et méfiez-vous de qui vous promet le contraire.
La vérité sur les migrations automatiques
Chaque éditeur structure ses données à sa façon. Ce qui s'appelle « client » chez l'un contient trois champs ; chez l'autre, douze, dont deux qui n'ont pas d'équivalent. Une reprise « intégrale et automatique » d'un logiciel vers un autre est donc, dans la quasi-totalité des cas, une promesse commerciale plutôt qu'une réalité technique.
Ce qui existe vraiment : un import de fichiers (le plus souvent au format CSV) pour vos clients et vos articles, et une reprise manuelle pour le reste. C'est moins spectaculaire, et c'est parfaitement suffisant.
Easydocs ne propose pas d'import automatique depuis un logiciel concurrent. Nous n'allons pas prétendre le contraire pour conclure une vente : vous vous en apercevriez le premier jour. Ce que nous faisons, c'est vous accompagner sur l'import de vos clients et de vos articles, et vous dire honnêtement ce qui se reprend et ce qui ne se reprend pas.
Ce qu'il faut absolument récupérer
Avant de résilier quoi que ce soit, sortez ces cinq éléments de votre ancien outil.
| À récupérer | Pourquoi | Format utile |
|---|---|---|
| Vos clients | Base de votre activité ; à réimporter tel quel | CSV ou tableur |
| Vos articles et prestations | Évite de tout ressaisir ; contient vos prix | CSV ou tableur |
| Vos factures, en PDF | Obligation de conservation : dix ans en Belgique | PDF, un fichier par facture |
| Vos fichiers structurés (factures Peppol) | C'est eux qui constituent la facture au sens légal | XML d'origine |
| Vos soldes clients | Pour savoir qui vous doit encore de l'argent au jour de la bascule | Liste des impayés à la date J |
Le quatrième point est le plus souvent oublié : si vous avez émis des factures électroniques, l'archivage du seul PDF ne suffit pas. Voir combien de temps conserver ses factures.
Ce que vous n'avez pas à reprendre
C'est ici que la charge de travail s'effondre.
- L'historique complet de vos factures. Vous devez le conserver, pas le ressaisir. Un dossier d'archives bien rangé remplit l'obligation légale. Personne n'a jamais eu besoin de rejouer huit ans de factures dans un nouvel outil.
- Vos devis anciens et refusés. Archivez, n'importez pas.
- Vos clients inactifs. Le fichier client d'un indépendant contient en général 30 à 50 % de contacts qui n'ont rien commandé depuis cinq ans. N'emportez pas la poussière.
- Vos anciens modèles de documents. Vous les recréez proprement, une fois, en dix minutes.
Importez uniquement les clients que vous avez facturés au cours des vingt-quatre derniers mois et les articles que vous utilisez réellement. Vous couvrez ainsi la quasi-totalité de votre activité future avec un cinquième du travail. Le reste demeure dans vos archives, disponible si besoin.
Le bon moment
Le calendrier compte autant que la méthode.
Le bon moment : juste après une clôture. Début d'exercice comptable, 1er janvier, ou lendemain d'une déclaration de TVA. Vous démarrez une numérotation propre et vous ne coupez pas une période déclarative en deux.
Le mauvais moment : en pleine haute saison, à une semaine d'une échéance TVA, ou juste avant vos congés. Le changement est simple, mais il demande une demi-journée d'attention — autant la choisir.
La méthode en six étapes
- Testez l'export de l'ancien outil avant de vous engager ailleurs. Si vous ne parvenez pas à sortir vos données, tout le reste est théorique. C'est aussi le meilleur test de votre nouvel éditeur : posez-lui la même question sur sa sortie.
- Nettoyez pendant le transfert. Doublons, clients disparus, numéros de TVA erronés, prestations obsolètes. Vous ne referez pas ce ménage avant longtemps.
- Importez clients et articles dans le nouvel outil, et vérifiez cinq fiches au hasard, en entier.
- Recréez votre modèle et reprenez votre numérotation au numéro suivant, avec le même préfixe. Vous éviterez la question du comptable en fin d'année.
- Faites tourner les deux outils en parallèle deux à quatre semaines. Émettez dans le nouveau, gardez l'ancien en lecture seule pour retrouver l'historique et suivre les impayés antérieurs.
- Ne résiliez qu'après avoir exporté et vérifié. Ouvrez réellement les fichiers exportés. Un export corrompu se découvre au moment où il est trop tard.
Résilier l'ancien abonnement avant d'avoir vérifié l'export. Une fois le compte fermé, les données ne sont plus toujours accessibles, et vos obligations de conservation, elles, courent toujours. Exportez, ouvrez les fichiers, vérifiez — puis résiliez.
Les questions à poser à votre éditeur actuel
Avant de partir, laissez-lui une chance. Ces quatre questions suffisent à trancher :
- « Gérez-vous l'émission et la réception des factures électroniques structurées ? À quel coût supplémentaire ? »
- « Quel sera mon coût total sur douze mois, options comprises ? »
- « Comment j'exporte l'intégralité de mes données, et dans quel format ? »
- « [Ce qui me manque] est-il prévu ? Sous quel délai ? »
Des réponses claires et satisfaisantes : restez, le changement coûte toujours quelque chose. Des réponses évasives, ou un devis qui double : vous avez votre réponse. Pour la suite, notre article choisir son logiciel de facturation donne la grille complète.
Questions fréquentes
Vais-je perdre mes anciennes factures ?
Non, à condition de les exporter avant de résilier. Elles restent valables et doivent être conservées le temps légal, mais elles n'ont pas besoin d'être ressaisies dans le nouvel outil : un archivage propre suffit.
Existe-t-il une migration automatique entre logiciels ?
Rarement, et jamais complète : les structures de données diffèrent d'un éditeur à l'autre. Méfiez-vous des promesses de reprise intégrale en un clic. La reprise réaliste porte sur les clients, les articles et les soldes.
Quel est le bon moment ?
Juste après une clôture : début d'exercice, 1er janvier, ou après une déclaration de TVA. Vous repartez avec une numérotation propre et sans couper une période déclarative.
Combien de temps dure une bascule ?
Pour une petite structure : une demi-journée de préparation, puis deux à quatre semaines de fonctionnement en parallèle avant de couper l'ancien outil.
Et si mon ancien éditeur refuse de me donner mes données ?
Vos données personnelles et celles de vos clients relèvent du RGPD, qui prévoit un droit d'accès et un droit à la portabilité. Formulez la demande par écrit. C'est aussi pourquoi il faut tester l'export avant de s'engager.
Puis-je garder mes numéros de facture ?
Oui, et c'est recommandé. Reprenez votre série au numéro suivant avec le même préfixe : votre numérotation reste continue, ce que votre comptable et l'administration apprécieront.
Une bascule, ça se prépare à deux
Dites-nous d'où vous venez et ce que vous devez récupérer : nous vous dirons honnêtement ce qui se reprend, ce qui ne se reprend pas, et combien de temps cela prendra. Sans promesse de migration magique.
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