Devis, facture, acompte, note de crédit : qui fait quoi ?

Ces quatre documents circulent tous les jours dans une petite entreprise, et il est très courant de les confondre — jusqu'au jour où un client conteste, ou où le comptable pose la question. Voici le rôle de chacun, sa valeur, et le geste juste dans chaque situation.

Le tableau qui répond en dix secondes

Le devis

Ce que c'est : une proposition de prix, avant tout engagement. Il décrit ce que vous ferez, à quel prix et à quelles conditions.

Sa valeur : tant qu'il n'est pas accepté, aucune. Une fois accepté — par signature, ou par un accord écrit clair, un e-mail suffit — il forme un contrat qui vous engage tous les deux.

C'est précisément pour cela qu'un devis se rédige avec soin :

• Une description précise. « Rénovation salle de bain » vous exposera à des demandes que vous n'aviez pas prévues. Détaillez ce qui est compris et ce qui ne l'est pas.
• Une durée de validité. Trente jours est un usage raisonnable. Sans elle, un client peut vous opposer un prix vieux de dix-huit mois.
• Les conditions de paiement, y compris l'acompte demandé.

Dans Easydocs : un devis se suit dans le temps — envoyé, accepté, refusé, expiré — se duplique pour un chantier similaire, et se transforme en facture en une action, sans rien ressaisir.

La facture

Ce que c'est : la demande de paiement d'une prestation réalisée ou d'un bien livré. C'est un document comptable et fiscal : il entre dans vos livres et déclenche la TVA.

Sa règle d'or : une facture émise ne se modifie plus. Ni le montant, ni la date, ni le numéro. Toute correction passe par une note de crédit.

C'est aussi le document soumis aux mentions obligatoires et, entre entreprises, à la facturation électronique structurée là où elle s'applique.

L'acompte

Ce que c'est : un paiement partiel demandé avant la fin des travaux, en général à la commande. Il se matérialise par une facture d'acompte — une vraie facture, numérotée, comptabilisée, avec sa TVA.

Pourquoi c'est important : c'est votre principale protection de trésorerie. Un client qui verse 30 % à la commande est un client engagé. Et si le chantier s'arrête en cours de route, vous avez déjà couvert vos achats.

Le mécanisme : à la fin, la facture finale reprend le montant total et déduit l'acompte déjà facturé. Le client ne paie que le solde. L'erreur classique consiste à oublier cette déduction et à facturer deux fois la même somme — ce qui se voit vite, mais fait mauvais effet.

La note de crédit

Ce que c'est : le document qui annule ou réduit une facture déjà émise. On l'appelle note de crédit en Belgique et au Luxembourg, avoir en France : c'est le même document.

Quand l'émettre :

• vous vous êtes trompé de montant, de client ou de taux de TVA ;
• le client renvoie une marchandise ;
• vous accordez un geste commercial après coup ;
• une prestation facturée n'a finalement pas été réalisée.

Ses règles : elle porte son propre numéro, elle fait référence à la facture qu'elle corrige, et elle reprend la même TVA que celle-ci. Si la facture d'origine est partie sur le réseau Peppol, la note de crédit doit y partir aussi.

Dans Easydocs : la note de crédit se crée directement depuis la facture concernée, en reprenant ses lignes — vous ne ressaisissez rien et le lien entre les deux documents est conservé.

Et la facture proforma ?

C'est un document d'information, souvent demandé pour débloquer un budget, obtenir un accord interne ou accompagner un dossier administratif. Elle présente le montant à venir sans avoir de valeur comptable ni fiscale : elle ne se numérote pas dans la série des factures et ne déclenche pas la TVA.

Le mot « PROFORMA » doit y figurer clairement, faute de quoi elle sera prise pour une facture — et comptabilisée comme telle par le client.

Dans Easydocs : une proforma peut être générée et envoyée depuis une facture, distinctement du document définitif.

Questions fréquentes