Réduire le temps passé sur l'administratif : 7 automatisations

Le dimanche soir, ou le vendredi après le dernier chantier. C'est là que se fait l'administratif d'un indépendant, et c'est le seul temps qui n'est ni payé ni reposant. La bonne nouvelle : l'essentiel de ce temps n'est pas du travail, c'est de la ressaisie. Et la ressaisie s'élimine.

Faites le calcul chez vous

Avant toute chose, un exercice de cinq minutes qui vaut mieux que n'importe quelle statistique : pendant une semaine ordinaire, notez le temps passé à chercher une information, recopier une donnée d'un endroit à un autre, ou retrouver un document.

Puis multipliez par 46 semaines. Le résultat est en général suffisamment désagréable pour motiver le changement — et c'est votre chiffre, pas celui d'une brochure.

1. Le catalogue d'articles

Ce que vous faites aujourd'hui : vous retapez la désignation, le prix et le taux de TVA de chaque prestation, sur chaque facture.

Ce qui devrait se passer : vos prestations et produits sont enregistrés une fois. Vous en sélectionnez un, la désignation, le prix et la TVA se remplissent seuls.

C'est l'automatisation la plus basique et de loin la plus rentable : elle intervient sur chaque ligne de chaque facture. Elle supprime aussi les fautes de frappe sur les montants — celles qui se découvrent au rapprochement bancaire.

2. Le devis qui devient facture

Ce que vous faites aujourd'hui : vous retrouvez le devis, vous ouvrez un modèle de facture, vous recopiez les lignes.

Ce qui devrait se passer : le devis accepté se transforme en facture en une action. Les lignes, les prix, le client, tout est repris. Vous ajustez ce qui a changé sur le chantier, et vous envoyez.

Pour un artisan, c'est le geste le plus fréquent de l'année. Passer de dix minutes à une minute quarante fois par an représente six heures — et zéro écart entre ce qui a été promis et ce qui est facturé.

3. Les heures saisies une seule fois

Ce que vous faites aujourd'hui : les heures sont notées sur un carnet ou un tableur, puis recopiées pour facturer, puis recopiées pour le secrétariat social.

Ce qui devrait se passer : l'heure est enregistrée une fois, au moment où elle est faite, et sert ensuite partout.

Dans Easydocs, le temps passé se saisit sur une fiche de travail, avec un chronomètre qu'on démarre et qu'on arrête. Ces heures alimentent ensuite la facturation, et le module salaires permet de préparer et d'envoyer un récapitulatif mensuel par employé.

4. Les factures fournisseurs qui arrivent seules

Ce que vous faites aujourd'hui : vous fouillez votre boîte e-mail, vous téléchargez les PDF, vous recopiez les montants, vous les rangez dans un dossier.

Ce qui devrait se passer : les factures de vos fournisseurs arrivent dans votre outil, déjà remplies, et celles qui arrivent encore en PDF se rangent au même endroit.

Dans Easydocs, la relève des factures reçues par le réseau Peppol est automatique et régulière. C'est probablement le gain le plus important de toute la liste, et il devient obligatoire dans plusieurs pays : voir recevoir ses factures fournisseurs.

5. Les relances préparées d'avance

Ce que vous faites aujourd'hui : vous repoussez, parce que rédiger un message à un client en retard demande un effort réel.

Ce qui devrait se passer : le retard est calculé tout seul, le message de rappel est déjà écrit, et vous n'avez qu'à le relire, l'ajuster et l'envoyer.

Ce n'est pas une automatisation de confort : c'est de la trésorerie. Une facture relancée à quinze jours se règle presque toujours ; la même relancée à trois mois devient une négociation. Voir la marche à suivre complète.

6. L'export vers le comptable

Ce que vous faites aujourd'hui : vous rassemblez des PDF dans un dossier, vous le compressez, vous l'envoyez, et votre comptable ressaisit tout.

Ce qui devrait se passer : vous générez un fichier qui entre directement dans son logiciel comptable.

Easydocs propose des exports vers plusieurs logiciels comptables — BOB, Expert/M, Intec — ainsi qu'un export XML, chacun précédé d'un contrôle qui signale les anomalies avant l'envoi. Le sujet mérite un article à lui seul : bien travailler avec son comptable.

7. Les prestations qui reviennent

Ce que vous faites aujourd'hui : vous notez dans un agenda que tel contrat se renouvelle en mars, et parfois vous l'oubliez.

Ce qui devrait se passer : les échéances récurrentes sont suivies par l'outil, qui vous signale ce qui arrive à terme.

Easydocs suit les renouvellements annuels de domaines, hébergements et licences via un module dédié. La facturation récurrente automatique existe également dans l'application, mais elle est aujourd'hui réservée à une organisation et n'est pas ouverte à tous les comptes : nous préférons le préciser plutôt que de le laisser entendre.

Dans quel ordre s'y prendre

Ne changez pas tout en une semaine : c'est le meilleur moyen de revenir à vos anciennes habitudes au premier coup de feu.

1. Semaine 1 — vos données. Clients et catalogue d'articles enregistrés proprement. Tout le reste en dépend.
2. Semaine 2 — votre chaîne principale. Le devis qui devient facture, ou les heures qui deviennent facture, selon votre métier.
3. Semaine 3 — l'entrant. Réception des factures fournisseurs et suivi des paiements.
4. Semaine 4 — la sortie. Export comptable et relances.

Un mois, à raison d'une heure par semaine. C'est réaliste, et c'est durable.

Questions fréquentes